秘书接待的礼仪

时间:2021-11-22 12:59:04 秘书礼仪 我要投稿

秘书接待的礼仪(集合10篇)

秘书接待的礼仪1

  1、妆容和着装

秘书接待的礼仪(集合10篇)

  (1)着装

  “云想衣裳花想容”,相对于偏于稳重单调的男士着装,女士们的着装则亮丽丰富得多。得体的穿着,不仅可以显得更加美丽,还可以体现出一个现代文明人良好的修养和独到的品位。职业女性着装要求四讲究。

  整洁平整。服装并非一定要高档华贵,但须保持清洁,并熨烫平整,穿起来就能大方得体,显得精神焕发。整洁并不完全为了自己,更是尊重他人的需要,这是良好仪态的第一要务。

  色彩和谐。不同色彩会给人不同的感受,如深色或冷色调的服装让人产生视觉上的收缩感,显得庄重严肃;而浅色或暖色调的服装会有扩张感,使人显得轻松活泼。因此,可以根据不同需要进行选择和搭配。

  配套齐全。除了主体衣服之外,鞋袜手套等的搭配也要多加考究。如袜子以透明近似肤色或与服装颜色协调为好,带有大花纹的袜子不能登大雅之堂。正式、庄重的场合不宜穿凉鞋或靴子,黑色皮鞋是适用最广的,可以和任何服装相配。

  饰物点缀。巧妙地佩戴饰品能够起到画龙点睛的作用,给女士们增添色彩。但是佩戴的饰品不宜过多,否则会分散对方的注意力。佩戴饰品时,应尽量选择同一色系。佩戴首饰最关键的就是要与接待员的整体服饰搭配统一起来。

  (2)妆容

  化妆并不是一种随心所欲的涂抹,而是一种审美的艺术过程。其基本原则如下:

  化妆是为了突出自己美的部分,掩饰自己不足或有缺陷的部分;色彩的选用取决于肤色和服装的色彩;因人、因时、因地制宜,切记强求一律;化妆创造新意时不失自己的基本形象寻找统一和谐美。净面后,均匀打好粉底定妆,粉薄而均匀;眉头自然、眉峰清晰;眼影涂于眼部凹陷处;眼线紧贴睫毛;腮红自颧骨向上;口红先画唇线,再涂口红。

  2、仪态

  1、站姿

  站姿是静态的造型动作,是其他动态美的起点和基础。良好的站立姿势应给人一种挺、直、高的感觉。

  (1)基本站姿

  两脚跟相靠,脚尖展开45度到60度,身体重心主要支撑于脚掌、脚弓之上;两腿并拢直立,腿部肌肉收紧,大腿内侧夹紧,髋部上提;腹肌、臀大肌微收缩上提,臀、腹部前后相夹,髋部两侧略向中间用力;脊柱、后背挺直,胸略向前上方提起;两肩放松,下沉,气沉于胸腹之间,自然呼吸;两手臂放松,自然下垂于体侧;脖颈挺直,头向上顶;下颌微收,双目平视前方。

  2、坐姿

  坐是一种静态造型,是秘书每日的主要内容之一,无论是伏案书写、参加会议、会客交谈、娱乐休息都离不开坐。不正确的坐姿会显得懒散无礼,正确的`坐姿能给人一种安详端庄的印象。

  (1)基本坐姿

  入座要轻而稳,女士着裙装要先轻拢裙摆,而后入座;面带笑容,双目平视,嘴唇微闭,微收下颌;双肩平正放松,两臂自然弯曲放在膝上,也可放在椅子或沙发扶手上;立腰挺胸、上体自然挺直;双膝自然并拢,双腿正放或侧放;至少坐满椅子的三分之二,脊背轻靠椅背;起立时,右脚向后收半步而后起立;谈话时,可以侧坐,此时上体与腿同时转向一侧。

  (2)坐姿的种类

  女士坐姿要挺拔优雅,表现出女士的魅力,可以有如下几种姿势。开关式坐姿。坐正,双膝并紧,两小腿前后分开,两脚前后在一条线上,两手合握置于两腿间或腿上;右侧点式坐姿。坐正,双膝并紧,上身挺直,两小腿向左斜伸出,左脚靠近右脚内侧,左脚脚掌内侧着地,右脚脚跟提起,双手放置于右腿上,头向右侧转;右侧挂式坐姿。在左侧点或右侧点式基础上,将左脚提起挂在右脚踝关节处,两脚并拢,上身左转45度,立腰挺胸。

  侧身重叠式坐姿。髋部左转45度,头胸向右转,左小腿垂直于地面,右腿重叠于左腿上,右腿向里收,右脚尖向下。男士坐姿应注意这几个方面,男士前伸式坐姿。坐正,两腿前伸,双脚在踝关节处交叉。男士后点式坐姿。坐正,上体微向前倾,双小腿向后屈回,双脚掌着地。男士开关式坐姿。坐正,两小腿前后分开,两脚前后在一条线上,两手合握置于两腿间。男士正身重叠式坐姿。右小腿垂直于地面,左腿在其上重叠,左小腿向里收,脚尖向下,双手扶于扶手上或交叉于腿间。不论男女,坐姿的关键在上体的挺直,腰部要立住,而后再变化的不同姿态,重点在头、颈部、躯干和四肢的协调配合,和谐的姿态会让人感到端庄、大方、自然、舒适。

  (3)坐姿中容易出现的问题

  女士不宜将双膝分开,或大腿并拢而小腿分开;坐在松软的沙发中,不可将整个人推入沙发里;不要为了表现谦虚,故意坐在椅子边上,身体前倾给人阿谀之感。

  3、常见的手势

  一般常见的手势有横摆式、直臂式、曲臂式、斜摆式。

  横摆式。表示的是“请进”。五指伸直并拢,然后以肘关节为轴,手从腹前抬起向右摆动至身体右前方,不要将手臂摆至体侧或身后。同时,脚站成右丁字步,左手下垂,目视来宾,面带微笑。

  曲臂式。表示“里边请”。当左手拿着物品,或推扶房门、电梯门,而又需引领来宾时,即右手五指伸直并拢,从身体的侧前方,由下向上抬起,上臂抬至离开身体45度高度,然后以肘关节为轴,手臂由体侧向体前左侧摆动成屈臂状,请来宾进去。

  斜摆式。表示“请坐”。当请来宾入座时,即要用双手扶椅背将椅子拉出,然后一只手曲臂由前抬起,再以肘关节为轴,前臂由下向上摆动,使手臂向下成一斜线,表示请来宾入座,当来宾在座位前站好,要用双手将椅子前移到合适的位置,请来宾坐下。

  直臂式。表示“请往前走”。五指伸直并拢,屈肘由腹前抬起,手臂的高度与肩同高,肘关节伸直,再向要进行的方向伸出前臂。

  但在介绍人或为他人指路时不可用手指指点点,而应使用手掌,四指并拢,掌心向上;手势不宜过多,幅度不宜过大,更不要手舞足蹈,手势要控制在一定范围内;在公共场合切忌挠头皮、抓耳挠腮、咬指甲、用手指在桌上乱写乱画。

秘书接待的礼仪2

  利用宣传和传播的手段,使一个社会组织和它的公众相互了解和适应,这便是公共关系的任务。秘书工作起着信息的汇总和传播的作用,建立良好的相互了解和信任的关系,树立组织及秘书本人在各界公众中的良好形象和信誉,是秘书公关的主要内容。在公共关系中,要做好这些工作,离不开礼仪,应努力发挥礼仪的优势来为公关服务。礼仪可以调节感情,润滑关系,这与公共关系“内求团结完善,外求和谐发展”的宗旨是相一致的。公关的对象具有不同层次,但无论是什么群体或组织都是由“人”组成的,因此,不能撇开礼仪搞公关。拙于策划会使公关实务失败,而疏于礼仪同样不能使精良的策划得以完满体现。可以说,公关是礼仪最适用领域,对礼仪的领悟,把握和运用程度的高下直接关系到公关实务的操办水平。同时,公关作为一种以传播手段来协调组织与公众之间关系的行为,不假以礼仪,也不能实现传播的双向信息传递。而由于公关活动中公众始终是变化着的,不定的,问题形成时有公众对象,问题一旦消失,这层意义上的.公众也随之消失,所以,礼仪总在各种公众对象中以新鲜的,积极的感觉体现,极大地帮助了公共关系的实施。公关对象的多种多样,形成了不同的员工关系、顾客关系、媒介关系、股东关系、社区关系、政府关系等,要适应这不同的关系,依靠顺意公众,转化逆意公众,争取边缘公众,取得公众的信任和理解,这绝对少不了礼仪。

  公共关系的另一实务活动就是将社会组织的信息传播给公众,并把公众的信息反馈给社会组织的决策层。秘书要做好辅助决策工作,必须充分利用传播媒介将信息有计划地与公众进行传播沟通。传播沟通有多种形式,然而人际传播还是最基本的,没有人际传播,便是大众传播也不会顺利进行下去。人际传播,无论是通过仪表服饰、语言、举止等媒介进行,还是通过电话、电报、书信等书面性媒介进行,都离不开礼仪表现。可以说,礼仪是传播的重要媒介,礼仪在公关实践中塑造着组织的形象,创造着组织的信誉,它可以帮助体现一个组织的坦诚热情、实事求是的态度,并可以承载这种态度。有了这种真诚的礼仪表现,才能实现“和谐发展”,争取支持的公关目的。所以,礼仪在秘书的公关行为中具有关键意义。

秘书接待的礼仪3

  注意接待工作中的眼神,眼神是对眼睛的总体活动的一种统称。眼睛是人类的心灵之窗。对自己而言,它能够最明显、最自然、最准确的展示自身的心理活动。对他人而言,与其交往所得信息的87%来自视觉,而来自听觉的信息则仅为10%左右。所以孟子才说:“存乎人者,莫良于眸子,眸子不能掩其恶。胸中正,则眸子瞭焉。胸中不正,则眸子眊焉。听其言,观其眸子,人焉廋哉。”

  人们在日常生活之中借助于眼神所传递出信息,可被称为眼语。在人类的五种感觉器官眼、耳、鼻、舌、身中,眼睛最为敏感,它通常占有人类总体感觉的70%左右。因此,泰戈尔便指出:“一旦学会了眼睛的语言,表情的变化将是无穷无尽的。”

  眼语的构成,一般涉及时间、角度、部位、方式、变化等五个方面。

  时间

  在人际交往中,尤其是与熟人相处时,注视对方时间的长短,往往十分重要。在交谈中,听的一方通常应多注视说的一方。

  (1)表示友好

  若对对方表示友好,则注视对方的时间应占全部相处时间的.约1/3左右。

  (2)表示重视

  若对对方表示关注,比如听报告、请教问题时,则注视对方的时间应占全部相处时间的约2/3左右。

  (3)表示轻视

  若注视对方的时间不到相处全部时间的1/3,往往意味着对其瞧不起,或没有兴趣。

  (4)表示敌意

  若注视对方的时间超过了全部相处时间的2/3以上,往往表示可能对对方抱有敌意,或是为了寻衅滋事。

  (5)表示兴趣

  若注视对方的时间长于全部相处时间的2/3以上,还有另一种情况,即对对方本人发生了兴趣。

秘书接待的礼仪4

  对于秘书来说,这方面的准备包括接待环境和接待物品的准备。

  1、环境准备首先从自然环境入手。接待室应该舒适、美观、整洁,秘书人员可以的会客室拜访一些花卉和一些绿色植物,特别需要注意的是不宜摆放香味刺鼻及易让人过敏的植物。其次是人文环境的准备。根据接待目的的不同,需要从不同的方面彰显组织的文化,可以张贴介绍组织的纸框,悬挂体现组织文化的.口号等,这都会给来宾留下深刻的印象。

  2、接待物品的准备。接待室设置要协调,座椅、茶具、烟灰缸等等要齐全。当着客人的面手忙脚乱的收拾凌乱的会客室是非常失礼的,会让客人觉得受到轻慢、不受尊重。因此。秘书人员要勤换洗相关设施,定时清扫接待室,以整洁的环境迎接每位来访者的到来。

秘书接待的礼仪5

  从秘书工作产生那天起,“礼仪”便是秘书工作的重要职能。随着社会历史发展,礼仪的内容和方式有了巨大的变化,秘书人员礼仪素质和操办礼仪活动的能力要求也有了相应变化,但无论这种变化多么广泛,多么深刻,礼仪工作从未离秘书工作而去。秘书工作起源于奴隶社会,当时的史官可被认为是我国最早的秘书人员。史官执掌的工作内容极其宽泛,其中的重要职责便是负责主持祭祀婚冠大礼——这是典型的礼仪内容。到了战国时期,《周礼》详备地记载了周朝史官的职务和分工,这使我们了解到"史官"的工作内容与"礼"有千丝万缕的联系。从今天看去,将史官定为“秘书人员”或“从事秘书性质工作的辅助人员”是较合适的。为了更好地辅助领导决策并处理事务,秘书承担了与自然与社会各种关系打交道的任务,这个任务中的一切安排打点是礼仪工作的主要内容。“礼”的'起源,也与原始社会中的原始宗教祭祀活动分不开。

  现代社会,礼仪在生活中起着极重要的作用。秘书工作对领导负责,技术水平高,工作质量好,办事效率快固然是秘书人员的重要素质体现,但礼仪行为的得当,职业形象的得体,也是领导决策获得成功的有效因素。秘书的形象会影响客人或员工是否接受你们的要求或想法,通过秘书的态度、姿势、仪表、谈吐给对方留下重要的印象,甚至是关键的印象。饱满的精神,真诚的热情,积极的态度,得体的举止本身也就是秘书人员素质高、业务精的体现。一般说来,领导之所以选聘秘书,很大程度上也是为礼仪的需要,在礼仪的层面上开展工作,从而辅助领导进行决策活动。领导的决策往往是刚性的,强硬的,在具体执行中不容许有任何伸缩,而秘书的礼仪却是柔性的,弹性的,它可以缓冲决策的压力,调节决策带来的紧张,沟通因决策而产生的误解隔阂。在任何社会条件下,礼仪总是人们共同的需求。因此,礼仪对秘书工作具特殊意义。

秘书接待的礼仪6

  1、诚恳的心。对于预约还是未预约的、易于沟通的还是难沟通的,秘书人员要以诚心、耐心、热心去对待每位来宾。秘书的行为要让来宾感到自己是受欢迎的、是得到重视的。当碰到难以对付的客人时,我们要心平气和,不要急躁,要善于控制自己的情绪。同时,我们要稳定对方的情绪,不要和其发生正面冲突,并尽尽自己所能及寻求相关人员帮助解决其问题。与别人交谈贵在真诚,只有带着真诚的情感去谈话,才能获得事半功倍的'效果。

  2、合作精神。接待工作是整个单位的事情,秘书人员不能抱着“事不关己”的态度,应该要有主动协助的精神。当我们比较空闲时,看见同事正在忙碌地接待来宾或同事不在时,秘书人员应该主动向前接待,不能坐视不管。团结合作精神是一个企业良好工作氛围营造的重要因素,更有利于树立良好的企业形象。

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  秘书人员必须要有较完备的资料,了解客人的`基本情况。来访者的人数、姓名与职务;来访人员的背景;来访者的国民族和宗教情况;来访者的兴趣、爱好、性格特点;来访者的私人禁忌情况等等。 五、制定接待计划

  不论做什么事,事先要有准备,“凡事预则立”。来访者到之前,秘书人员要做好接待计划。合理安排各项接待工作;提前安排有关人员到岗;安排客人的饮食、住宿等等。

秘书接待的礼仪8

  一、 接待前的准备工作

  (一) 接待环境布置

  1、环境布置

  接待环境应该清洁、整齐、明亮、美观,没有异味。前台或会客室可摆放花束、绿色植物,表现出欢迎您的气氛,会使对方产生好感。办公桌上的文件、文具、电话等物要各归其位、摆放整齐。不常用的东西和私人物品,应该放在抽屉里固定的地方,以便用时马上能找到。

  2、办公用品准备

  (1)前厅。

  应为客人准备座椅,让客人站着等候是不恭敬的。座椅样式应该线条简洁、色彩明快。还应配有茶几。

  (2)会客室。

  桌椅应摆放整齐,桌面保持清洁没有水渍、污渍。墙上可挂与环境协调的画。挂公司领导或国家领导的合影,或某次成功的大型公关活动的照片,可提高公司的可行度。桌上可放介绍公司情况的资料。另外,茶具、茶叶、饮料要准备齐全。接待一般客人可用一次性纸杯,接待重要客人还是用正规茶具为好。会客室应具良好照明及空调设备。要配备一部电话,复印机、传真机等即便不放在会客室内,也不要离得太远。

  客人走后,要及时清理会客室,清洗茶具、烟灰缸,换空气,然后关好门。否则,会使下一批客人感到不受重视。

  (二) 前台值班

  在前台值班室,当没有客人时,秘书应做好:

  1、布置接待室

  2、了解上次活动安排

  3、填写公司职员出入登记表

  4、填写客人预约登记簿

  二、 接待的基本礼仪

  (一)接待客人的基本礼仪

  秘书接待客人时应该注意以下几点:

  1、无论接待什么样的客人,都需做到公平和礼貌,应按先来后到的原则接待每一个客人。

  2、无论接待什么样的客人,都要和颜悦色、千万不能皱眉头。

  3、接待客人时态度要郑重,但说话要留有余地。

  4、对于有预约的客人要迅速转达他的要求,不让客人等候。

  5、为避免出错,对于客人说的一些重要事项要确认一遍。

  6、尽快记住客人的相貌和姓名,了解他们与本公司的关系。

  7、要请客人填写接待登记簿。

  8、上司没确认要见的客人,就不要让他进去。

  9、在不了解对方身份时,若对方问到上司在不在甚至上司的整个工作日程安排,则不要直接回答在不在,而应尽可能地从对方那里了解一些有用信息。

  10、陌生客人来访时,一定要注意听清有关他的姓名、所在公司等基本情况的介绍;根据情况的不同,对来客的意图和目的要打听清楚,但在打听时不失礼仪。

  (二)介绍的礼仪

  在作介绍的过程中,介绍者与被介绍者的态度要热情得体、举止大方,在整个介绍过程应面带微笑。一般情况下,介绍时,双方应当保持站立姿势,相互热情应答。

  1、自我介绍

  在某种场合自我介绍对秘书来说非常必要。介绍的'内容以具体场合而定,公务场合除介绍自己以外还要介绍自己的职务。

  2、为他人作介绍

  当你要将某人介绍给别人时确认被介绍的双方哪一方更应该被尊重。按礼宾顺序应该是:向年长者引见年轻者,不论男女都是按这样的顺序作介绍;向女士引见男士,向职位高的引见职位低的人,同时连同双方的单位、职称一起简单作介绍。在人数众多的场合,如果其中没有职位、身份特殊的人在场,又是年龄相仿的人聚会,则可按照一定的次序一一介绍。为他人作介绍时,应简洁清楚,不能含糊其辞。介绍时,还可简要地提供一些情况,如双方的职业、籍贯等等,便于不相识的两人相互交谈。如果你是单独介绍两人相识,应该事先了解一下他们彼此是否都有想认识对方的愿望,免得造成不必要的尴尬。在向他人介绍某人时,不可用手指指指点点,而应有礼貌地以手掌示意。

  在社交场合,国际通行的是女士优先原则,即需要把男士介绍给女士。 被介绍者正确的做法应是:如果原本是坐着,此时应站起来,走上前去,在距离对方一臂左右的距离站好,注视对方,面带微笑,待介绍以后,握手或点头致意。

  3、被他人介绍

  (三)握手的礼仪

  1、握手的姿式。

  一般地,握手的两个人手掌相握呈垂直状态,表示平等而自然的关系,这是最稳妥的握手方式。如要表示谦虚或恭敬,则可掌心向上同他人握手。而如果是伸出双手去捧接,就更是谦恭备至了。但切不可掌心向下握住对方的手,这通常是傲慢无礼的表示。握手时应伸出右手,决不能伸左手与人相握。

  2、握手的顺序。

  在上下级之间,应先上级伸出手后,下级才能接握;在长幼之间,应长辈先伸手后,晚辈才能接握;在男女之间,应女方先伸手后,男方才能接握。

  3、握手的力度也应注意。

  一般情况,相互间握下即可。如果是热烈握手,可以使劲摇晃几下,这是十分友好的表示

  4、握手的时间通常以三至五秒为宜,除非关系亲近的人可以长时间握手外,一般都是握一下即可。握手时应两眼注视对方的眼睛,表示诚意。

  (四)交换名片

  1、名片的内容

  名片分公务名片和社交名片

  (1) 公务名片

  公务名片的主要内容主要包括所在单位和部门、姓名、职务或职称、地址、电话等联络方式。名片上数字不宜太多,名字在名片中应该是最大的几个字,头衔不应太多。名片颜色最好为白色,显朴素、大方。

  公务名片上一般不印私人电话号码。若不介意私人时间被打扰则可以印。若他人名片上没有私人电话号码,则不必问对方。

  (2) 社交名片

  社交名片用于社交场合。随身携带的名片应放在名片盒或名片夹,不要直接放在衣袋或钱包里,这样既不利于保存,也是对自己的不尊重。女性可把名片放在手提包里,男性可放在西服上衣内侧口袋里或公文包内。

  2、交换名片礼仪

  (1)递名片时机

  初次见面的人在做完自我介绍或被他人介绍后,便可递交名片。告辞是递交名片也是常见。在谈话时如果提及公司地址、联系方式等内容也可递交名片。

  (3) 递名片礼仪

  一般来说,应是来访者、男性、身份低者先向被来访者、女性、身份高者递名片,后者应在接到名片是回赠对方自己定的名片。递交名片时应站起来(在餐桌上就免了),以齐胸的高度递上。双手拿著名片上方,让名片上的字体正面朝向对方,以便对方接过后就能马上看清楚。如果对方也同时拿出名片,来访者、男性、身份低者应使自己的名片低于对方的名片,以示尊敬。如果对方不止一人,应按职位从高到低或按位置从近到远递上。

  (4) 接名片礼仪

  当别人站起来递名片时,你应该马上站起来双手接过。接收对方名片后,不可立马放进口袋,而应看清楚对方姓名、身份。如果对方的名字中某个字认不准的话,应恭维地向对方请教。拜读完后要郑重的把它放在桌上,注意不要把文件压在上面。如果在会谈,可把名片按对方座次摆在自己面前,便于名片与人对号,加深印象。如遇到自己名片正好用完,无法回赠对方时,可说明原因,表歉意,并手写姓名、地址、联络方式送给对方。

  3、名片保存与整理

  事后把名片名片盒或名片夹,按一定次序把名片归档。

  三、日常接待要领

  (一) 迎接、招待客人

  接待客人要注意以下几点。

  1、客人要找的负责人不在时

  要明确告诉对方负责人到何处去了,以及何时回本单位。请客人留下电话、地址,明确是由客人再次来单位,还是我方负 责人到对方单位去。

  2、客人到来时

  我方负责人由于种种原因不能马上接见,要向客人说明等待理由与等待时间,若客人愿意等待,应该向客人提供饮料、杂志,如果可能, 应该时常为客人换饮料。

  3、接待人员带领客人到达目的地,应该有正确的引导方法和引导姿势。

  (1)在走廊的引导方法。

  接待人员在客人二三步之前,配合步调,让客人走在内侧。

  (2)在楼梯的引导方法。

  当引导客人上楼时,应该让客人走在前面,接待人员走在后面,若是下楼时,应该由接待人员走在前面,客人在后面,上下楼梯时, 接待人员应该注意客人的安全。

  (3)在电梯的引导方法。

  引导客人乘坐电梯时,接待人员先进入电梯,等客人进入后关闭电梯门,到达时,接待人员按开的钮,让客人先走出电梯。

  4、客厅里的引导方法。

  当客人走入客厅,接待人员用手指示,请客人坐下,看到客人坐下后,才能行点头礼后离开。如客人错坐下座,应请客人改坐上座 (一般靠近门的一方为下座)。

  (二)恭送客人

  1、帮助宾客确认所携带的行李物品,帮助宾客小心提送到车上。安放好行李后,向宾客作一下交代,并施礼感谢光临和致告别语,如祝您旅途愉快,欢迎下次再来!、祝您一路平安,同时希望我们合作愉快!等。

  2、帮宾客关车门时,时间要恰倒好处,不能太重,也不能太轻。太重会惊吓客人,太轻车门会关不上。还要注意不要让宾客的衣服裙裤被车门夹住。

  3、车门关好后,不能马上转身就走,而应等宾客的车辆启动时,面带微笑,挥手告别,目送车子离开后才能离开。

  (三)接待预约客人

  在最初的问候之后,客人会做自我介绍,说出要见之人姓名,秘书首先应确定是否有预约。

  (四)给上司挡驾

  1、除个别极为特殊的情况外,上司在办公室时应向其请示,不要凭自己个人判断,将客人回绝,说上司不在。

  2、即便是在拒绝对方时,也应该注意礼仪,说话留有余地。

  (五)接待同时到访的客人

  1、坚持先来后到,一视同仁原则

  2、可在接待先到客人的同时,微笑着请后到客人稍等。

  3、请先到客人作登记,然后问候后到客人。

  4、切记以貌取人

  (六)接待不速之客

  1、首先问明对方来意,若对方不说,则应向其表明这是工作需要。

  2、如来访客人点名要与某人员会谈,就应立即与当事人联系。但是,联系好之前,不应该给客人以肯定的答复。

  3、不要当着客人的面就给当事人打电话,免得当事人拒绝接见时不好找借口。要让客人与秘书保持一定的距离,是客人听不清秘书讲话。

  4、要用委婉拒绝客人

  5、尽量不要让客人在前台久留。

  (七)接待上门投诉的客人

  1、把客人带到会见室,为客人创造一个良好的接待环境。

  2、尽量满足客人的情感需求和专业需求。

  (八)接待媒体记者

  1、要热情配合,为其提供方便。

  2、对于所要报道的内容要谨慎考虑,提供信息要实在。

  3、没有把握的事情不擅自决定。

  4、要注意内外有别,保守公司秘密。

  秘书工作中的接待礼仪涉及的内容很广泛,需要秘书掌握好接待工作的各个流程中的礼仪工作,灵活应变,不断积累经验,提高职业素养。

秘书接待的礼仪9

  1、站姿

  站姿是静态的造型动作,是其他动态美的起点和基础。良好的站立姿势应给人一种挺、直、高的感觉。

  (1)基本站姿

  两脚跟相靠,脚尖展开45度到60度,身体重心主要支撑于脚掌、脚弓之上;两腿并拢直立,腿部肌肉收紧,大腿内侧夹紧,髋部上提;腹肌、臀大肌微收缩上提,臀、腹部前后相夹,髋部两侧略向中间用力;脊柱、后背挺直,胸略向前上方提起;两肩放松,下沉,气沉于胸腹之间,自然呼吸;两手臂放松,自然下垂于体侧;脖颈挺直,头向上顶;下颌微收,双目平视前方。

  2、坐姿

  坐是一种静态造型,是秘书每日的主要内容之一,无论是伏案书写、参加会议、会客交谈、娱乐休息都离不开坐。不正确的坐姿会显得懒散无礼,正确的坐姿能给人一种安详端庄的印象。

  (1)基本坐姿

  入座要轻而稳,女士着裙装要先轻拢裙摆,而后入座;面带笑容,双目平视,嘴唇微闭,微收下颌;双肩平正放松,两臂自然弯曲放在膝上,也可放在椅子或沙发扶手上;立腰挺胸、上体自然挺直;双膝自然并拢,双腿正放或侧放;至少坐满椅子的三分之二,脊背轻靠椅背;起立时,右脚向后收半步而后起立;谈话时,可以侧坐,此时上体与腿同时转向一侧。

  (2)坐姿的种类

  女士坐姿要挺拔优雅,表现出女士的魅力,可以有如下几种姿势。开关式坐姿。坐正,双膝并紧,两小腿前后分开,两脚前后在一条线上,两手合握置于两腿间或腿上;右侧点式坐姿。坐正,双膝并紧,上身挺直,两小腿向左斜伸出,左脚靠近右脚内侧,左脚脚掌内侧着地,右脚脚跟提起,双手放置于右腿上,头向右侧转;右侧挂式坐姿。在左侧点或右侧点式基础上,将左脚提起挂在右脚踝关节处,两脚并拢,上身左转45度,立腰挺胸。

  侧身重叠式坐姿。髋部左转45度,头胸向右转,左小腿垂直于地面,右腿重叠于左腿上,右腿向里收,右脚尖向下。男士坐姿应注意这几个方面,男士前伸式坐姿。坐正,两腿前伸,双脚在踝关节处交叉。男士后点式坐姿。坐正,上体微向前倾,双小腿向后屈回,双脚掌着地。男士开关式坐姿。坐正,两小腿前后分开,两脚前后在一条线上,两手合握置于两腿间。男士正身重叠式坐姿。右小腿垂直于地面,左腿在其上重叠,左小腿向里收,脚尖向下,双手扶于扶手上或交叉于腿间。不论男女,坐姿的关键在上体的挺直,腰部要立住,而后再变化的不同姿态,重点在头、颈部、躯干和四肢的协调配合,和谐的姿态会让人感到端庄、大方、自然、舒适。

  (3)坐姿中容易出现的问题

  女士不宜将双膝分开,或大腿并拢而小腿分开;坐在松软的沙发中,不可将整个人推入沙发里;不要为了表现谦虚,故意坐在椅子边上,身体前倾给人阿谀之感。

  秘书接待介绍的礼仪

  在作介绍的过程中,介绍者与被介绍者的态度要热情得体、举止大方,在整个介绍过程应面带微笑。一般情况下,介绍时,双方应当保持站立姿势,相互热情应答。

  1、自我介绍

  在某种场合自我介绍对秘书来说非常必要。介绍的内容以具体场合而定,公务场合除介绍自己以外还要介绍自己的职务。

  2、为他人作介绍

  当你要将某人介绍给别人时确认被介绍的双方哪一方更应该被尊重。按礼宾顺序应该是:向年长者引见年轻者,不论男女都是按这样的顺序作介绍;向女士引见男士,向职位高的引见职位低的人,同时连同双方的单位、职称一起简单作介绍。在人数众多的场合,如果其中没有职位、身份特殊的人在场,又是年龄相仿的人聚会,则可按照一定的次序一一介绍。为他人作介绍时,应简洁清楚,不能含糊其辞。介绍时,还可简要地提供一些情况,如双方的职业、籍贯等等,便于不相识的两人相互交谈。如果你是单独介绍两人相识,应该事先了解一下他们彼此是否都有想认识对方的愿望,免得造成不必要的尴尬。在向他人介绍某人时,不可用手指指指点点,而应有礼貌地以手掌示意。

  在社交场合,国际通行的是“女士优先”原则,即需要把男士介绍给女士。被介绍者正确的做法应是:如果原本是坐着,此时应站起来,走上前去,在距离对方一臂左右的距离站好,注视对方,面带微笑,待介绍以后,握手或点头致意。

  3、被他人介绍

  秘书接待握手的礼仪

  1、握手的姿式。

  一般地,握手的两个人手掌相握呈垂直状态,表示平等而自然的'关系,这是最稳妥的握手方式。如要表示谦虚或恭敬,则可掌心向上同他人握手。而如果是伸出双手去捧接,就更是谦恭备至了。但切不可掌心向下握住对方的手,这通常是傲慢无礼的表示。握手时应伸出右手,决不能伸左手与人相握。

  2、握手的顺序。

  在上下级之间,应先上级伸出手后,下级才能接握;在长幼之间,应长辈先伸手后,晚辈才能接握;在男女之间,应女方先伸手后,男方才能接握。

  3、握手的力度也应注意。

  一般情况,相互间握下即可。如果是热烈握手,可以使劲摇晃几下,这是十分友好的表示

  4、握手的时间通常以三至五秒为宜,除非关系亲近的人可以长时间握手外,一般都是握一下即可。握手时应两眼注视对方的眼睛,表示诚意。

  秘书接待交换名片的礼仪

  1、名片的内容

  名片分公务名片和社交名片

  (1)公务名片

  公务名片的主要内容主要包括所在单位和部门、姓名、职务或职称、地址、电话等联络方式。名片上数字不宜太多,名字在名片中应该是最大的几个字,头衔不应太多。名片颜色最好为白色,显朴素、大方。

  公务名片上一般不印私人电话号码。若不介意私人时间被打扰则可以印。若他人名片上没有私人电话号码,则不必问对方。

  (2)社交名片

  社交名片用于社交场合。随身携带的名片应放在名片盒或名片夹,不要直接放在衣袋或钱包里,这样既不利于保存,也是对自己的不尊重。女性可把名片放在手提包里,男性可放在西服上衣内侧口袋里或公文包内。

  2、交换名片

  (1)递名片时机

  初次见面的人在做完自我介绍或被他人介绍后,便可递交名片。告辞是递交名片也是常见。在谈话时如果提及公司地址、联系方式等内容也可递交名片。

  (3)递名片礼仪

  一般来说,应是来访者、男性、身份低者先向被来访者、女性、身份高者递名片,后者应在接到名片是回赠对方自己定的名片。递交名片时应站起来(在餐桌上就免了),以齐胸的高度递上。双手拿着名片上方,让名片上的字体正面朝向对方,以便对方接过后就能马上看清楚。如果对方也同时拿出名片,来访者、男性、身份低者应使自己的名片低于对方的名片,以示尊敬。如果对方不止一人,应按职位从高到低或按位置从近到远递上。

  (4)接名片礼仪

  当别人站起来递名片时,你应该马上站起来双手接过。接收对方名片后,不可立马放进口袋,而应看清楚对方姓名、身份。如果对方的名字中某个字认不准的话,应恭维地向对方请教。拜读完后要郑重的把它放在桌上,注意不要把文件压在上面。如果在会谈,可把名片按对方座次摆在自己面前,便于名片与人对号,加深印象。如遇到自己名片正好用完,无法回赠对方时,可说明原因,表歉意,并手写姓名、地址、联络方式送给对方。

秘书接待的礼仪10

  秘书作为领导的助手,要能熟练的.使用办公软件及相关设备,要有会议记录等专业知识。与此同时,秘书要全面了解企业各方面的情况,比如企业的发展历史、产品规格、市场营销、各部门设置及职员情况。平时,秘书要养成及时收集信息、掌握重要资料的习惯。这些专业技能的具备会大大提高接待的效果。

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