秘书礼仪技巧

秘书礼仪技巧

秘书礼仪技巧1

　　无论是人际交往，还是公关交往，有求必应是每个人都在追求的理想目标。但是，由于主客观条件的限制，我们事实上不可能有求必应。实际上，拒绝别人的思想观点、利益要求、行为表现的时候总是多于承诺、应允的机会。没有允诺或没有拒绝的交往是同样不可想象的。

　　拒绝，可能是因为我们的条件有限，可能是我们要维护自己的利益，可能是我们不得不兼顾第三者的利益，也可能是对方的要求不合情理。总之，理由可能是很多的。但是，纵使我们的理由有千条万条，由我们的拒绝所引起的对方的心理抗拒以及由此产生的消极情感后果往往是不可避免的。为了使这样的消极后果能降低到最低限度，公关人员应当学习和掌握一些拒绝的礼仪技巧。

　　该说“不”时就说“不”

　　在社会交往中，经常会遇到许多社会组织、群体或个人有求于你的时候，这些期求多数情况下又是不能全部满足的。例如，朋友请你聚会，你却不得不加班；上司让你晚上加班，你却必须照顾身边无人照料的生病的孩子；邻居托你出差时捎带东西，你却因日程太紧，没有时间关照此类事情；外单位来你公司要求采购紧俏商品，而你公司确已无能为力；某公司代表的请求有违国家法规等。遇到这种情况，该怎么办呢？一概承诺？不可能，也办不到，如果都答应下来，最后只能落得个“言而无信”的坏名声。支支吾吾，不置可否？也不合适，对方会以为你不负责任，缺乏能力。

　　不予拒绝的理由可能很多，比如，担心伤了对方的自尊心，怕伤了双方的和气，怕由此招来不测的后果等等，正是这样一些理由，制约着我们常常不能果断地、面对面地拒绝别人，甚至违心地给予肯定的答复。

　　客观上不能满足对方，或者很难满足对方，而主观上又当面给予了肯定的承诺，其后果只能是这样：要么自我谴责，产生自我抑制，后悔“早知今日，何必当初。”；要么勉强应付，使自己或组织受到损害；要么“言而无信”，可能引起对方反感，甚至憎恶。

　　心理学的研究成果表明，一个人的心理期望值越高，其实现值往往就越低，期望值与实现值常常是成反比的。有些场合，我们也许以为承诺是为了礼貌，是出于保护对方的自尊心不受伤害，是替公众考虑。可是，从我们承诺的那一刻起，对方的期望值就可能达到了饱和状态。如果最后的现实是我们的承诺根本不能兑现，对方的心理实现值就会从饱和状态一下跌至负值状态，就有可能出现情感情绪反常，甚至失态。这个时候，因我们的“有礼’，承诺所引起的失礼后果就可想而知了。

　　为了长远、有效、脚踏实地地发展公共关系与人际关系，使众多的不得不采取的拒绝行为所引起的抗拒心理和消极情绪反映降低到最低程度，公关人员应当首先自觉地建立起一种随时准备说“不”的勇气和自信心。

　　巧言诱导，委婉拒绝

　　拒绝，是一项高难度的专门技巧，公关人员应当认真学习和探讨；要善于根据不同情况运用不同的拒绝艺术，才能收到演礼的效果。

　　虽然应当提倡在适时地表达“不”，但真正能愉快地接受“不”字的人恐怕是没有的。相反，断然的拒绝必将导致公众的不满；轻易地、直截了当地说“不”，只会让人以为你是一个毫无诚意的人。著名心理学家杰?达拉多认为，人的攻击行为的产生，常常以欲求得不到满足为前提。如果我们一遇到需要否定的场合，就连声地说：“不，不，不！”不仅表现了我们的浅薄幼稚，而且很有可能破坏人际友谊，断送组织与公众之间的良好关系，毁坏组织的形象。

　　必须表达否定的时候，首先需要尊重对方，说话要适当、得体，会使用一些敬语，以扩大彼此的心理距离；我们都有这样的体会，在亲人、熟人面前，我们总是在言语上要随便一些，表现得有话直说，直来直去。在我们面对陌生人时，我们总是彬彬有礼，说话很注重“分寸”，对方在这样的情境下，很难一下给你提出什么要求，表达什么意愿。当我们需要表达否定的时候，如果也多用敬语，在语言上表现出对对方格外尊重，对方也往往会随之产生“可敬不可近”的感觉。这种用敬语扩大距离的否定法适合在交往还不是太深的公众面前使用。

　　采用诱引方法也是表达否定的极好手段。需要否定时，我们不妨在言语中安排一两个逻辑前提，不直接说出逻辑结论，逻辑上必然产生的否定结论留给对方自己去得出，这样的逻辑诱导否定法如果是在面对上级组织，身处领导地位的公众时使用，效果往往比较理想。例如，战国时，韩国大臣掺留，就曾经有效地使用过这样的方法。有一次，韩宣王就欲重用两个部下一事征求掺留的意见，掺留明知重用二人不妥，但直言其“不”，效果肯定不好，一是可能冒犯韩王，二是韩王以为自己嫉妒贤能。于是掺留用下面这段话表达了自己的见解：魏王曾因重用这两个人丢过国土，楚国也曾因重用他们而丢过国土，如果我们也重用这两个人，将来他们会不会也把我国出卖给外国呢？掺留这种诱导式拒绝法的效果是显而易见的。

　　道明原委，互相理解

　　一般说来，我们之所以拒绝对方，总是有一些不得不这样做的原因，总是有我们所处的`主观或客观都有的困难，对于这些困难，有求于我们的公众未必知道或未必完全清楚。

　　因此我们不妨面对公众直陈我们的难处，求得对方的理解和谅解。社会公众的思想文化水平正在不断提高，只要我们彼此能以诚相待，对方也一定能理解我们所处的难处和不得不拒绝的理由。这种拒绝方法在面对长期公众或临时公众时都可以采用。

　　有时候，我们拒绝的理由很难直陈，或没有时间讲清楚，或担心对方确实难以理解。面对这种情况，我们也不妨只用一些“哎呀，这咋办呢？”“真伤脑筋”之类的话就可以了。不必具体解释理由，对方一般也不会再追问具体理由的；即使是问，也可继续使用“哎呀，真是一言难尽，真没办法！”之类的话给予回答。

　　拒绝对方的时候，我们一方面要寻求对方的理解，另一方面，也应主动地理解对方，这样才能达到“生意不成仁义在”的公关效果。例如，当我们阐释我们不得不拒绝的理由时，我们不妨客观真诚地说明一下，我们的拒绝可能给对方带来的利益。凡事往往都有两个方面，坏事里面总是可能包含着好的一面，只要我们内心是热情坦诚的，这样的拒绝方法不仅不会伤和气，而且有可能促进双方的关系的发展，对方会把你看成是一个善解人意的人。

　　无论我们的拒绝方法多么礼貌，多么富于人情味，但是，拒绝终归不能像承诺那样引起对方的好感，总会有乘兴而来，败兴而返的心理感受。为了缓释对方因我们的拒绝而产生的瞬时不快情绪，也为了表明我们的诚意，我们不妨在准备说“不”的时候，就主动为对方考虑一下退路或补救措施，使对方的情感能够转移，不致一下跌进失望的深谷。比如，当对方来求我们为其解决困难，而我们又无能为力的时候，我们不妨采取一点“补偿”性措施，向对方推荐一下目前有实力解决这类问题的我们的同行等。这样，既可能使对方获得心理补偿，减少因遭拒绝而产生的不满、失望，又表达了我们的诚意，使对方能真正理解我们。

　　美国口才与交际学大师卡内基有一次不得不拒绝一个于情于理都不应拒绝的演讲邀请，他是这样对邀请者说的：“哎呀，很遗憾，我实在是排不出时间来了，对啦，某某先生也讲得很好，说不定是比我更适当的人选呢。”

　　礼貌拒绝对方的方法还有很多很多，如让步拒绝法，预言拒绝法，提问拒绝法等等……

　　只要我们以理解、真诚维系和发展公众关系为前提，认真总结、升华不得不说“不”的方法，以我们自己的人格、以我们所在组织的风格和美誉作保证，我们就一定能找到如何礼貌拒绝公众的各种具体方法。

秘书礼仪技巧2

　　仪容仪表

　　1.女性的妆容和着装

　　(1)妆容

　　化妆并不是一种随心所欲的涂抹，而是一种审美的艺术过程。其基本原则如下：

　　化妆是为了突出自己美的部分，掩饰自己不足或有缺陷的部分;色彩的选用取决于肤色和服装的色彩;因人、因时、因地制宜，切记强求一律;化妆创造新意时不失自己的基本形象寻找统一和谐美。净面后，均匀打好粉底定妆，粉薄而均匀;眉头自然、眉峰清晰;眼影涂于眼部凹陷处;眼线紧贴睫毛;腮红自颧骨向上;口红先画唇线，再涂口红。

　　(2)着装

　　“云想衣裳花想容”，相对于偏于稳重单调的男士着装，女士们的着装则亮丽丰富得多。得体的穿着，不仅可以显得更加美丽，还可以体现出一个现代文明人良好的修养和独到的品位。职业女性着装要求四讲究。

　　整洁平整。服装并非一定要高档华贵，但须保持清洁，并熨烫平整，穿起来就能大方得体，显得精神焕发。整洁并不完全为了自己，更是尊重他人的需要，这是良好仪态的第一要务。

　　色彩和谐。不同色彩会给人不同的感受，如深色或冷色调的服装让人产生视觉上的收缩感，显得庄重严肃;而浅色或暖色调的服装会有扩张感，使人显得轻松活泼。因此，可以根据不同需要进行选择和搭配。

　　配套齐全。除了主体衣服之外，鞋袜手套等的搭配也要多加考究。如袜子以透明近似肤色或与服装颜色协调为好，带有大花纹的袜子不能登大雅之堂。正式、庄重的场合不宜穿凉鞋或靴子，黑色皮鞋是适用最广的，可以和任何服装相配。

　　饰物点缀。巧妙地佩戴饰品能够起到画龙点睛的作用，给女士们增添色彩。但是佩戴的饰品不宜过多，否则会分散对方的注意力。佩戴饰品时，应尽量选择同一色系。佩戴首饰最关键的就是要与接待员的整体服饰搭配统一起来。

　　2.男性的妆容和着装

　　男士相对于女士简单一些，但是并不是代表不用注意这些。

　　在妆容上男士应该对自己的眉毛稍微修饰一下已及理干净胡子，不留长发，不留指甲，可使用清淡的香水。在着装上男士有一套质地上乘的'深色西装或中山装足以包打天下。

　　仪态

　　1.站姿

　　站姿是静态的造型动作，是其他动态美的起点和基础。良好的站立姿势应给人一种挺、直、高的感觉。男士则主要体现出阳刚之美，抬头挺胸，双脚大约与肩膀同宽站立，重心自然落于脚中间，肩膀放松。女士则体现出柔和和轻盈，丁字步站立。

　　(1)基本站姿

　　两脚跟相靠，脚尖展开45度到60度，身体重心主要支撑于脚掌、脚弓之上;两腿并拢直立，腿部肌肉收紧，大腿内侧夹紧，髋部上提;腹肌、臀大肌微收缩上提，臀、腹部前后相夹，髋部两侧略向中间用力;脊柱、后背挺直，胸略向前上方提起;两肩放松，下沉，气沉于胸腹之间，自然呼吸;两手臂放松，自然下垂于体侧;脖颈挺直，头向上顶;下颌微收，双目平视前方。

　　(2)站姿主要分为以下几类

　　根据不同的场合，在基本站姿的基础上可以有前搭手站姿、后搭手站姿和持物站姿等不同站姿。前搭手站姿。两脚尖展开，左脚脚跟靠近右脚中部，重心平均置于两脚上，也可以置于一只脚上，通过重心的转移可减轻疲劳，双手置于腹前。后搭手站姿。两脚平行开立，脚尖展开，挺胸立腰，下颌微收，双目平视，两手在身后相搭，贴在臀部。这种站姿一般是男士站姿。持物站姿。女士应身体立直，挺胸抬头，下颌微收，提髋立腰，吸腹收臀，手持文件夹。男士应身体立直，挺胸抬头，下颌微收，双目平视，两脚分开，一手提公文包，一手置于体侧。谈话时，要面对对方，保持一定的距离。尽量保持身体的挺直，不可歪斜。依靠着墙壁、桌椅而站;双腿分开的距离过大、交叉，都是不雅观和失礼的行为。手中也不要玩弄物品，那样显的心不在焉，是不礼貌的行为。

　　2.坐姿

　　坐是一种静态造型，是秘书每日的主要内容之一，无论是伏案书写、参加会议、会客交谈、娱乐休息都离不开坐。不正确的坐姿会显得懒散无礼，正确的坐姿能给人一种安详端庄的印象。

　　(1)基本坐姿

　　入座要轻而稳，女士着裙装要先轻拢裙摆，而后入座;面带笑容，双目平视，嘴唇微闭，微收下颌;双肩平正放松，两臂自然弯曲放在膝上，也可放在椅子或沙发扶手上;立腰挺胸、上体自然挺直;双膝自然并拢，双腿正放或侧放;至少坐满椅子的三分之二，脊背轻靠椅背;起立时，右脚向后收半步而后起立;谈话时，可以侧坐，此时上体与腿同时转向一侧。

　　(2)坐姿的种类

　　女士坐姿要挺拔优雅，表现出女士的魅力，可以有如下几种姿势。开关式坐姿。坐正，双膝并紧，两小腿前后分开，两脚前后在一条线上，两手合握置于两腿间或腿上;右侧点式坐姿。坐正，双膝并紧，上身挺直，两小腿向左斜伸出，左脚靠近右脚内侧，左脚脚掌内侧着地，右脚脚跟提起，双手放置于右腿上，头向右侧转;右侧挂式坐姿。在左侧点或右侧点式基础上，将左脚提起挂在右脚踝关节处，两脚并拢，上身左转45度，立腰挺胸。

　　侧身重叠式坐姿。髋部左转45度，头胸向右转，左小腿垂直于地面，右腿重叠于左腿上，右腿向里收，右脚尖向下。男士坐姿应注意这几个方面，男士前伸式坐姿。坐正，两腿前伸，双脚在踝关节处交叉。男士后点式坐姿。坐正，上体微向前倾，双小腿向后屈回，双脚掌着地。男士开关式坐姿。坐正，两小腿前后分开，两脚前后在一条线上，两手合握置于两腿间。男士正身重叠式坐姿。右小腿垂直于地面，左腿在其上重叠，左小腿向里收，脚尖向下，双手扶于扶手上或交叉于腿间。不论男女，坐姿的关键在上体的挺直，腰部要立住，而后再变化的不同姿态，重点在头、颈部、躯干和四肢的协调配合，和谐的姿态会让人感到端庄、大方、自然、舒适。

　　(3)坐姿中容易出现的问题

　　女士不宜将双膝分开，或大腿并拢而小腿分开;坐在松软的沙发中，不可将整个人推入沙发里;不要为了表现谦虚，故意坐在椅子边上，身体前倾给人阿谀之感。

　　3.行走

　　(1)行走的基本步态

　　双目向前平视，微收下颌;双肩平稳，双臂自然摆动，摆幅在30度到35度不宜过大;上身挺直，头正挺胸，收腹、立腰，重心稍前倾;注意步位，两脚内侧落于一条直线上;步幅适当，一般应该是前脚脚跟与后脚脚尖相距一脚之长，但因性别、身高不同以及服饰的限制会有一些差异;步行速度适中，停步、拐弯、上下楼梯要从容不迫控制自如。

　　(2)行走的类别

　　后退步。向别人告辞时，转身就走是不礼貌的，正确的做法是先向后退两三步，在转身离开。侧行步。当走在前面引导来宾时，要尽量走在客人的左前方，侧身向着来宾，髋部朝着前行的方向，上身稍向右转，左肩稍前右肩稍后，身体与来宾保持两三步距离。当在路面较窄的走廊和楼道中与人相遇，也要采用侧身步。在实际工作中灵活运用不同的步伐，形成自信、优雅、协调的步态。与此同时要靠道路的右侧行走，遇到同事、主管要主动问好。在行走的过程中，应避免吸烟、吃东西、吹口哨、整理衣服等行为。上下楼梯时，应尊者、女士先行。多人行走时，注意不要因并排行走而占据路面。

　　(3)行走的禁忌

　　走路忌内八字和外八字步伐;走路时不可脚蹭地面，发出声响;女士不可扭腰摆臀，左顾右盼;男士不可弯腰驼背、歪肩晃膀。

　　4.体态语

　　(1)目光

　　与人交往是，少不了目光接触。正确的运用目光，传达信息，塑造专业形象，要遵守以下规律。PAC规律：P—PARENT，指用家长式的、教训人的目光与人交流，视线是从上到下，打量对方，试图找出差错。A—ADULT，指用成人的眼光与人交流，互相之间的关系是平等的，视线从上到下。C—CHILDEN，一般是小孩的眼光，目光向上，表示请求或撒娇。作为职场人士，当然都是运用成人的视线与人交流，所以要准确定位，不要在错误的地点、对象面前选择错误的目光，那会让人心感诧异的。

　　三角定律：根据交流对象与接待员的关系的亲疏、距离的远近来选择目光停留或注视的区域。关系一般或第一次见面、距离较远的，则看对方的以额头到肩膀的这个大三角区域;关系比较熟、距离较近的，看对方的额头到下巴这个三角区域;关系亲昵的，距离很近的，则注视对方的额头到鼻子这个三角区域。分清对象，对号入座，切勿弄错。

　　时间规律：每次目光接触的时间不要超过三秒钟。交流过程中用60%-70%的时间与对方进行目光交流是最适宜的。少于60%，则说明接待员对对方的话题、谈话内容不感兴趣;多与70%，则表示接待员对对方本人的兴趣要多于他所说的话。

　　(2)常见的手势

　　一般常见的手势有横摆式、直臂式、曲臂式、斜摆式。

　　横摆式。表示的是“请进”。五指伸直并拢，然后以肘关节为轴，手从腹前抬起向右摆动至身体右前方，不要将手臂摆至体侧或身后。同时，脚站成右丁字步，左手下垂，目视来宾，面带微笑。

　　直臂式。表示“请往前走”。五指伸直并拢，屈肘由腹前抬起，手臂的高度与肩同高，肘关节伸直，再向要进行的方向伸出前臂。

　　曲臂式。表示“里边请”。当左手拿着物品，或推扶房门、电梯门，而又需引领来宾时，即右手五指伸直并拢，从身体的侧前方，由下向上抬起，上臂抬至离开身体45度高度，然后以肘关节为轴，手臂由体侧向体前左侧摆动成屈臂状，请来宾进去。

　　斜摆式。表示“请坐”。当请来宾入座时，即要用双手扶椅背将椅子拉出，然后一只手曲臂由前抬起，再以肘关节为轴，前臂由下向上摆动，使手臂向下成一斜线，表示请来宾入座，当来宾在座位前站好，要用双手将椅子前移到合适的位置，请来宾坐下。

　　但在介绍人或为他人指路时不可用手指指点点，而应使用手掌，四指并拢，掌心向上;手势不宜过多，幅度不宜过大，更不要手舞足蹈，手势要控制在一定范围内;在公共场合切忌挠头皮、抓耳挠腮、咬指甲、用手指在桌上乱写乱画。

秘书礼仪技巧3

　　面试技巧之一、服饰

　　男士得穿上整洁的服装，但不必刻意打扮。女士应穿得整洁、明亮，叮当作响的珠宝饰物、过浓的香水、没拉直的丝袜、未修过的指甲或是蓬松的头发等，都足以抵消求职信给予考官的良好印象。

　　选择服装的关键是看职位要求。应聘银行、政府部门，穿着偏向传统正规；应聘公关、时尚杂志等，则可以适当地在服装上加些流行元素。除了应聘娱乐影视广告这类行业外，最好不要选择太过突兀的穿着。 应届毕业生面试技巧：允许有一些学生气的装扮，可以穿休闲类套装。此外应聘时不宜佩戴太多的饰物，这容易分散考官的注意力。

　　面试技巧之二、守时

　　守时是职业道德的基本要求，提前10-15分钟到达面试地点效果最佳。提前半小时以上到达会被视为没有时间观念，但在面试时迟到或是匆匆忙忙赶到却是致命的。不管你有什么理由，迟到也会被视为缺乏自我管理和约束能力。

　　如果路程较远，宁可早点出门，但早到后不宜立刻进入办公室，可在附近的咖啡厅等候。

　　面试技巧之三、肢体语言

　　1、眼神：

　　交流中目光要注视对方，但万万不可死盯着别人看。如果不止一个人在场，要经常用目光扫视一下其他人，以示尊重和平等。

　　2、握手：

　　当面试官的手朝你伸过来之后，握住它，握手应该坚实有力，双眼要直视对方。不要太使劲，不要使劲摇晃；不要用两只手，用这种方式握手在西方公司看来不够专业。手应当是干燥、温暖的。如果你刚刚赶到面试现场，用凉水冲冲手，使自己保持冷静。如果手心发凉，就用热水捂一下。

　　3、坐姿：

　　不要紧贴着椅背坐，不要坐满，坐下后身体要略向前倾。一般以坐满椅子的三分之二为宜。这既可以让你腾出精力轻松应对考官的提问，也不至让你过于放松。

　　4、小动作：

　　在面试时不可以做小动作，比如折纸、转笔，这样会显得很不严肃，分散对方注意力。不要乱摸头发、胡子、耳朵，这可能被理解为你在面试前没有做好个人卫生。用手捂嘴说话是一种紧张的表现，应尽量避免。

　　5、谈吐：

　　语言是求职者的第二张名片，它客观反应了一个人的文化素质和内涵修养。面试时对所提出的.问题要对答如流，恰到好处，又不夸夸其谈,夸大其词。谈吐上应把握以下几个要点：首先，要突出个人的优点和特长，并有相当的可信度。语言要概括、简洁、有力，不要拖泥带水，轻重不分。其次，要展示个性，使个人形象鲜明，可以适当引用别人的言论，如用老师、朋友的评论来支持自己的描述。第三，坚持以事实说话，少用虚词、感叹词。第四要注意语言逻辑，介绍时层次分明、重点突出。最后，尽量不要用简称、方言、土语和口头语，以免对方难以听懂。当不能回答某一问题时，应如实告诉对方，含糊其辞和胡吹乱侃会导致失败。

　　6、致谢

　　为了加深招聘人员的印象，增加求职成功的可能性，面试后的两三天内，求职者最好给招聘人员写封信表示感谢。应聘感谢信要简洁，最好不超过一页纸。信的开头应提及自己的姓名、简单情况以及面试的时间，并对招聘人员表示感谢。感谢信的中间部分要重申对公司、应聘职位的兴趣。信的结尾可以表示对自己的信心，以及为公司的发展壮大做贡献的决心。

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